Panduan Membuat Email Bisnis Gratis
Mengapa Email Bisnis Penting?
Sebelum masuk ke teknis, mari pahami dulu kenapa email
bisnis itu penting:
- Tampak
profesional: Email seperti info@tokobatik.id jauh lebih
meyakinkan daripada tokobatik123@gmail.com.
- Meningkatkan
kepercayaan pelanggan: Klien cenderung percaya dan merespons email
yang berasal dari domain resmi.
- Branding
yang kuat: Nama bisnis Anda akan muncul setiap kali Anda kirim email.
- Organisasi
yang rapi: Anda bisa buat beberapa akun email untuk tim (misalnya sales@,
support@, admin@).
Sekarang, mari lanjut ke langkah-langkah pembuatannya.
1. Siapkan Nama Domain
Untuk membuat email bisnis, Anda butuh nama domain (misalnya
tokobatik.id). Jika belum punya domain, Anda bisa membelinya di layanan
seperti:
- Niagahoster
- IDCloudHost
- Domainesia
- GoDaddy
- Namecheap
Harga domain bervariasi, mulai dari Rp 15.000/tahun (khusus
domain lokal seperti .my.id) hingga ratusan ribu.
Catatan: Meskipun kita akan membuat email bisnis
secara gratis, memiliki domain tetap wajib karena alamat email akan menggunakan
domain tersebut.
2. Pilih Layanan Email Bisnis Gratis
Berikut beberapa platform yang bisa Anda manfaatkan untuk
membuat email bisnis gratis:
a. Zoho Mail (Zoho Workplace)
Zoho adalah salah satu penyedia layanan email bisnis gratis
yang paling populer. Paket gratisnya memungkinkan Anda memiliki:
- Hingga
5 pengguna (akun email)
- 5 GB
per pengguna
- Tanpa
iklan
- Akses
melalui web & aplikasi mobile
Langkah-langkah membuat email bisnis di Zoho Mail:
- Kunjungi
zoho.com/mail
- Pilih
paket Zoho Mail Free Plan
- Klik Sign
Up dan masukkan nama domain Anda
- Verifikasi
domain (dengan DNS record, CNAME, TXT, dll)
- Buat
akun email pertama Anda
- Selesai!
Anda kini bisa mulai mengirim email dari alamat bisnis Anda.
3. Verifikasi Domain
Langkah verifikasi domain sangat penting agar layanan email
dapat digunakan. Proses ini dilakukan lewat penyedia domain Anda.
Contoh cara verifikasi di DNS:
- Login
ke akun penyedia domain
- Masuk
ke pengaturan DNS
- Tambahkan
TXT Record atau CNAME Record yang diberikan Zoho
- Simpan,
lalu kembali ke Zoho untuk konfirmasi
Waktu propagasi DNS bisa bervariasi antara beberapa menit hingga beberapa jam. Setelah berhasil, Anda bisa mulai membuat dan mengelola email bisnis Anda.
4. Konfigurasi MX Records
Setelah domain diverifikasi, Anda juga perlu mengarahkan
email ke server Zoho dengan mengatur MX Records (Mail Exchange).
Contoh konfigurasi MX record untuk Zoho:
|
Priority |
Mail Server |
|
10 |
mx.zoho.com |
|
20 |
mx2.zoho.com |
|
50 |
mx3.zoho.com |
Proses ini juga dilakukan di pengaturan DNS domain Anda.
Setelah disimpan, tunggu hingga Zoho mendeteksi perubahan.
5. Akses dan Gunakan Email Bisnis Anda
Setelah pengaturan selesai, Anda bisa:
- Login
ke mail.zoho.com
- Kirim
dan terima email dari akun bisnis Anda
- Gunakan
fitur tambahan seperti kalender, kontak, dan pengingat
Jika ingin akses dari ponsel, unduh aplikasi Zoho Mail
dari Play Store atau App Store.
6. Alternatif Lain Selain Zoho Mail
Meski Zoho adalah pilihan terbaik untuk versi gratis, ada
beberapa alternatif lain:
a. Yandex Mail for Domain
Yandex dulunya menyediakan email bisnis gratis, tapi per
2022 fitur ini mulai dibatasi dan kurang direkomendasikan untuk pengguna baru.
b. Migadu (Free tier)
Migadu punya paket gratis untuk penggunaan pribadi, tapi
kapasitasnya sangat terbatas dan cocok hanya untuk testing.
c. ImprovMX + Gmail
Ini adalah solusi alternatif menggunakan ImprovMX sebagai penerus email dan Gmail untuk mengirim. Ini tidak sepenuhnya “email hosting”, tapi bisa membuat email bisnis yang terlihat profesional.
7. Tips Mengelola Email Bisnis
Setelah Anda memiliki email bisnis, berikut beberapa tips
agar penggunaannya lebih optimal:
- Gunakan
tanda tangan email profesional
Tambahkan informasi bisnis, logo, dan kontak lain di akhir email Anda. - Sinkronkan
dengan perangkat mobile
Pastikan Anda tidak melewatkan email penting dengan mengaktifkan notifikasi di ponsel. - Gunakan
filter dan label
Untuk menjaga inbox tetap rapi dan cepat ditemukan. - Backup
data secara berkala
Jangan sampai kehilangan email penting karena kesalahan teknis. - Pertimbangkan
upgrade
Jika bisnis berkembang, pertimbangkan upgrade ke layanan berbayar Zoho, Google Workspace, atau Microsoft 365.
8. FAQ: Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Apakah email bisnis gratis selamanya?
Zoho Mail Free Plan tidak memiliki batas waktu, namun
fiturnya terbatas. Jika butuh kapasitas lebih besar atau fitur lanjutan, Anda
bisa upgrade.
Apakah email gratis bisa digunakan untuk kirim promosi?
Bisa, namun gunakan secara bijak. Jangan spam dan pastikan
Anda mengikuti kebijakan Zoho atau penyedia lainnya.
Apakah saya bisa gunakan Gmail untuk email bisnis?
Bisa, tapi Gmail untuk bisnis (Google Workspace)
tidak gratis. Namun Anda bisa mengarahkan email bisnis ke Gmail dengan trik
forwarding, seperti menggunakan ImprovMX.
Penutup
Membuat email bisnis gratis bukanlah hal yang sulit. Dengan
modal domain dan layanan seperti Zoho Mail, Anda bisa langsung tampil
profesional di mata klien dan mitra. Langkah ini penting untuk membangun
reputasi bisnis jangka panjang.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk mulai buat email bisnis Anda hari
ini juga!