Tutorial Trello: Mengatur Proyek Tim dan Deadline Secara Efektif

Updated: 27 Sep, 2025 • • min read

Table of Contents

Bisnisoo.info - Di era digital saat ini, kolaborasi tim semakin membutuhkan dukungan teknologi agar pekerjaan bisa lebih teratur dan efisien. Salah satu aplikasi manajemen proyek yang populer adalah Trello. Dengan tampilan visual berbasis papan (board), daftar (list), dan kartu (card), Trello memudahkan tim dalam merencanakan, membagi tugas, hingga memantau progres proyek. Artikel ini akan membahas tutorial Trello yang dapat membantu Anda dan tim mengatur proyek serta deadline secara efektif.

Mengenal Dasar-Dasar Trello

Trello menggunakan sistem board, list, dan card.

Board: papan besar yang mewakili proyek atau ruang kerja utama. Misalnya, “Proyek Website Perusahaan”.
List: kolom yang berisi tahapan pekerjaan, seperti “To Do”, “In Progress”, dan “Done”.
Card: kartu yang berisi detail tugas spesifik, misalnya “Membuat desain landing page”.

Struktur ini sangat fleksibel dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan tim. Bahkan, satu board bisa digunakan untuk berbagai jenis proyek: marketing, pengembangan produk, hingga event planning.

Membuat Board untuk Proyek Tim

Langkah pertama adalah membuat board sesuai dengan proyek yang sedang berjalan. Setelah login ke Trello, klik tombol Create new board lalu beri nama sesuai kebutuhan. Pilih background untuk membedakan antar board agar lebih mudah dikenali.

Jika tim Anda besar, sebaiknya gunakan fitur Workspace. Workspace memudahkan pengelompokan beberapa board dalam satu tim. Misalnya, tim marketing memiliki workspace berisi board untuk “Kampanye Sosial Media”, “Email Marketing”, hingga “Riset Pasar”.

Menyusun List untuk Tahapan Kerja

Setelah board dibuat, tambahkan list sesuai dengan alur kerja tim. Contoh sederhana adalah:

To Do – daftar semua pekerjaan yang harus dilakukan.
In Progress – pekerjaan yang sedang dikerjakan.
Review – pekerjaan yang menunggu pengecekan atasan atau anggota tim lain.
Done – pekerjaan yang sudah selesai.

Anda bisa menyesuaikan nama list dengan metode kerja tim, misalnya Kanban atau Scrum. Dengan pembagian ini, setiap anggota bisa langsung melihat posisi tugas dalam siklus proyek.

Menambahkan Card untuk Detail Tugas

Setiap card mewakili satu tugas. Misalnya, dalam list “To Do”, Anda bisa membuat card berjudul “Membuat Konten Instagram Minggu 1”. Di dalam card, terdapat banyak fitur yang bisa dimanfaatkan:

Description untuk menjelaskan detail tugas.
Checklist untuk memecah tugas besar menjadi langkah-langkah kecil.
Attachment untuk melampirkan dokumen atau desain.
Label untuk memberi tanda warna berdasarkan prioritas atau kategori tugas.

Dengan memanfaatkan fitur ini, setiap card menjadi pusat informasi lengkap terkait tugas tertentu.

Mengatur Deadline dan Reminder

Salah satu fitur penting Trello adalah Due Date. Anda bisa menambahkan tenggat waktu pada setiap card agar tim tahu kapan tugas harus selesai. Tidak hanya itu, Trello juga bisa mengirim notifikasi pengingat menjelang deadline.

Tips efektif: gunakan Calendar Power-Up untuk menampilkan semua deadline dalam format kalender. Fitur ini sangat membantu tim agar lebih disiplin waktu dan terhindar dari keterlambatan.

Membagikan dan Menetapkan Anggota Tim

Trello memungkinkan setiap card ditugaskan ke anggota tertentu. Caranya cukup klik Members pada card, lalu pilih siapa yang bertanggung jawab. Dengan begitu, setiap orang tahu tugasnya masing-masing.

Selain itu, komentar di card bisa digunakan untuk berdiskusi atau memberikan update tanpa perlu mencari chat panjang di aplikasi pesan instan. Semua catatan tertata rapi di satu tempat.

Menggunakan Power-Ups untuk Produktivitas

Power-Ups adalah fitur tambahan untuk meningkatkan fungsionalitas Trello. Beberapa yang populer adalah:

Calendar: menampilkan deadline dalam tampilan kalender.
Google Drive: integrasi dengan dokumen dan file di Google Drive.
Slack: menghubungkan update Trello ke ruang obrolan tim.

Dengan memanfaatkan Power-Ups, tim bisa bekerja lebih terintegrasi dengan aplikasi lain yang sudah digunakan sehari-hari.

Tips Efektif Menggunakan Trello

Gunakan label warna konsisten untuk menandai prioritas.
Review board secara rutin, misalnya setiap minggu, agar tugas tetap terupdate.
Manfaatkan checklist untuk tugas kompleks agar progres lebih terukur.
Arsipkan card selesai secara berkala agar board tetap rapi.
Gunakan Automation (Butler) untuk mengurangi pekerjaan manual, misalnya memindahkan card otomatis ke list “Done” saat checklist selesai 100%.

Kesimpulan

Trello bukan sekadar papan digital, tetapi alat kolaborasi yang mampu meningkatkan produktivitas tim. Dengan memahami cara membuat board, list, dan card, serta mengatur deadline dan anggota tim, Anda bisa mengelola proyek dengan lebih terstruktur. Ditambah dengan Power-Ups dan fitur automation, Trello semakin efektif membantu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Bagi tim kecil maupun besar, penggunaan Trello secara konsisten akan membuat koordinasi lebih mudah, komunikasi lebih jelas, dan proyek selesai sesuai deadline. Mulailah mencoba langkah-langkah sederhana di atas, lalu sesuaikan sesuai gaya kerja tim Anda. Dengan begitu, proyek apapun bisa berjalan lebih lancar dan terukur.